Je besluit nog even die laatste drie opdrachten tegelijkertijd af te maken. Intussen kun je de verleiding niet weerstaan om de notificaties te bekijken die zojuist op je mobiele telefoon verschijnen. Je gaat weer verder met de opdrachten, en plots schiet de gedachte binnen dat je nog een aantal e-mails moet versturen en beantwoorden. Dan werp je een blik op de klok en kom je erachter dat het al weer na vijven is. Uiteindelijk heb je je opdrachten niet af en kamp je nog steeds met een lading van e-mails waar geen einde aan lijkt te komen.
We weten inmiddels dat multitasking een methode is die niet effectief is. Bezig zijn met meerdere taken tegelijkertijd heeft een negatieve invloed op je productiviteit, gemoedsrust en brein. Teveel multitasking zorgt voor stress en resulteert uiteindelijk in een burn-out. Het alternatief? Singletasking.

Veel voorkomende denkfouten

Je hebt misschien het gevoel dat je helemaal geen problemen hebt met multitasking. Niets is minder waar. Multitasking komt voor in verschillende situaties. Denk bijvoorbeeld aan een persoon die van zijn fiets valt door een aanrijding. Hij had de auto niet gezien omdat hij aan het fietsen en appen tegelijk was. Multitasking kan voor zowel geestelijke als lichamelijk schade zorgen.
“Ik houd mij absoluut niet bezig met multitasking.” Dit denk je misschien, maar bewust of onbewust doe je dit wel. Denk maar eens aan je collega’s, hoe vaak zijn ze al even bij je langsgekomen of hebben ze iets naar je geroepen? Hoe vaak heb je al gedacht om even je inbox te checken of de berichten op je telefoon? Hoeveel tabbladen of programma’s heb je open staan op je computer? Zie je wel! Mijn tip is dan ook om hier mee op te houden en je te richten op singletasking.

De oplossing: singletasking

Singletasking is het doen van slechts één taak tegelijk, zonder afleiding. Je richt je volledig op die ene taak en maakt deze ook helemaal af. Geen onderbrekingen en 0% afleiding. Singletasking houdt in dat je werkt in blokken, ook wel tijdblokken genoemd. Je pakt een blok/taak en werkt hieraan totdat hij af is. Daarna pak je het volgende blok.
Stel, je werkt aan een financieel jaarverslag. Je deelt een tijdsblok in en begint aan je taak. Start, rond de taak af en begin aan de volgende taak. Ga tijdens de uitvoering van je huidige taak niet overige zaken binnen het project opzoeken, bijvoorbeeld iets over goedkopere financiële aanbieders. Praten en jezelf bezig houden met je collega’s buiten het project is ook uit den boze. Immers, het is de bedoeling dat je blokje voor blokje het project afmaakt.
Je maakt korte metten met gedachtes en gedrag als: “nog even dit afmaken.” “Oh deze e-mails moet ik nog even beantwoorden.” “Wat was ik ook alweer aan het doen?” “Nog even mijn berichtjes checken hoor.” Et cetera. Het is niet effectief en niet slim.

Handige tools

Bang om nog steeds te worden afgeleid, ondanks deze werkmethode? Hier volgen nog een aantal hulpmiddelen om afleiding te voorkomen:

  • Gebruik een Pomodoro. Dit is een tool die tijdelijk jouw favoriete website blokkeert. Je kunt ook programma’s uitzetten die je met je huidige taak niet nodig hebt.
  • Zet notificaties uit. Doe dit zowel op je computer als telefoon. Ze zijn er maar voor één doel en dat is om jou af te leiden. Neem het roer over en laat het schip niet zinken.
  • Stel ‘inbox pause’ in. Om de verleiding te weerstaan om je e-mails te checken kun je dit net zoals met de Pomodoro tijdelijk pauzeren.

Conclusie

Singletasking als alternatief voor multitasking is niet alleen gericht op beter werken. Maar ook vooral op beter leven. Je creëert meer rust voor jezelf, waardoor je lichaam en geest beter functioneren. Weg met die tussendoortjes, neem zelf weer de touwtjes in handen. De uiteindelijk controle ligt bij jou.

Meer effectieve werkwijzen?

Enthousiast geworden over deze manier van effectief werken? Heeft je team ook behoefte aan een nieuwe manier van werken? Er zijn verschillende trainingen in effectief werken. Deze trainingen bevorderen effectief werken binnen elk team.